¿Cómo se hace constar la entrega de viáticos a los trabajadores?

Las constancias de viáticos a trabajadores en México son documentos que las empresas emiten para justificar los gastos de viaje y representación, realizados por sus empleados en el desempeño de sus funciones laborales fuera de su lugar habitual de trabajo.

Dichas constancias son importantes, tanto para la contabilidad interna de la empresa como para el cumplimiento de las obligaciones fiscales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

De acuerdo con Fiscalia, una de las obligaciones patronales es la de proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, la constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, que estén exentos. Esto lo establece el Artículo 99, fracción VI, de la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley del ISR).

Viáticos exentos

El Artículo 93, fracción XVII, de la Ley del ISR establece los viáticos que se encuentran exentos para el trabajador, que son los que percibe cuando son efectivamente erogados en servicio del patrón y se comprueba esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes.

Además, señala que la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2024, en la Regla 2.7.5.3., prevé la no expedición de constancia y CFDI por concepto de viáticos comprobados por el trabajador, cuando se haya cumplido con la emisión del CFDI de nómina.

Dicha regla establece que los contribuyentes que hagan pagos por concepto de sueldos y salarios, podrán dar por cumplidas las obligaciones de expedir la constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario a los que se les aplicó la exención, mediante la expedición y entrega en tiempo y forma a sus trabajadores del CFDI de nómina.

Única alternativa para hace constar la entrega de viáticos

Pero lo anterior sucederá siempre que en dicho CFDI hayan reflejado la información de viáticos que corresponda en términos de las disposiciones fiscales aplicables.

Más que una opción, Fiscalia considera que en la práctica resulta la única alternativa para hacer constar las entregas de estas cantidades a los trabajadores. Esto se debe a que la desaparición en 2017 de las constancias de salarios, no existe un documento donde puedan hacerse constar estos pagos. Por eso, es importante que los patrones revisen que esas cantidades hayan sido correctamente documentadas en los comprobantes de nómina.

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