¿Qué es una oficina virtual y por qué está en auge?

La contratación de los servicios de oficinas virtuales se está convirtiendo en una práctica habitual para las empresas y para los emprendedores. No en vano, se trata de una forma muy sencilla y económica de mostrar al público y a los clientes que el negocio cuenta con una dirección social, fiscal y comercial sin tener que estar presente en ese mismo lugar.

Esta práctica es utilizada también por muchas empresas que quieren entrar en nuevos mercados extranjeros, como puede ser México, y deciden crear una oficina virtual en el país a través de una empresa como OVIN Querétaro con el objetivo de trasladar a los consumidores de ese país que tienen presencia en el mismo. En resumen, es una forma con la que el negocio puede transmitir credibilidad y una buena imagen sin necesidad de instalar una oficina física en el destino.

Una oficina virtual es un mecanismo por el que una empresa establece su dirección social, fiscal y comercial en una determinada dirección sin tener que estar presente en la misma. En las oficinas virtuales también se pueden contratar otros servicios como son la de recibir correo, atender llamadas de teléfono o recoger recados. Incluso también es posible reservar alguna sala en momentos determinados en los que es necesario hacer un acto presencial.

La contratación de estos servicios de oficina virtual son utilizados principalmente por empresas foráneas que quieren trasladar la imagen de que están presentes en el país que quieren vender o por emprendedores o autónomos que, trabajando desde casa, quieren trasladar una imagen más seria al establecer su sede fiscal en un centro de negocios, por ejemplo, como es el de la de Querétaro.

También es un recurso muy utilizado por negocios que son completamente online y, a pesar de no necesitar un espacio físico, sí quieren transmitir esa imagen de seriedad y responsabilidad que siempre da el tener una sede física en un centro empresarial, pudiendo agregar otros servicios, como hemos dicho, de recepción de llamadas. Algo que ayuda a mejorar la imagen de marca.

Características

Una de las principales características de las oficinas virtuales es su flexibilidad, ya que los interesados en contratar este servicio pueden escoger entre una amplia variedad de servicios. En este sentido, además de la domiciliación comercial y fiscal, los interesados también pueden contratar, en función de sus necesidades, otros servicios como la recepción de correo y paquetes, establecer una línea telefónica directa o fijar una transferencia de llamadas desde el centro de negocios al número indicado.

Pero, además, las personas con una oficina virtual también tienen la ventaja de poder usar las instalaciones físicas del centro de negocios en el que están registrados en momentos puntuales. Para organizar una jornada de formación o para hacer una reunión con el cliente son algunas de las razones por las que los interesados pueden contratar salas durante unas horas a unos precios muy económicos.

Por poner un ejemplo concreto, OVIN Querétaro ofrece oficinas virtuales con el servicio de domicilio comercial, recepción de llamadas y uso de oficina física y sala de juntas por un coste que va desde los $980 al mes.

Ventajas principales

Ya hemos visto algunas de las ventajas que tiene contratar una oficina virtual en Querétaro, pero vamos a resumirlas en este listado:

• Mejora la imagen de la empresa. Tener un domicilio comercial y fiscal en un centro de negocio transmite una imagen de seriedad e incrementa la marca y el prestigio. Por ello, son muchos los autónomos que, aunque trabajan la mayor parte de su tiempo desde casa, optan por esta opción para transmitir credibilidad y llegar a clientes más grandes.
• Mayor privacidad. Otra de las ventajas que ofrece, sobre todo para los particulares, es que se evita facilitar información delicada y personal como puede ser la dirección particular de casa. Gracias a las oficinas particulares, esta situación se solventa.
• Tener un espacio físico en momentos concretos y a un precio justo. Otra de las ventajas es que tener una oficina virtual en un centro de negocios como el de OVIN Querétaro abre también la puerta a reservar salas de juntas o de conferencias en momentos concretos a unos precios ventajosos.

Externalizar tareas. Otra de las ventajas que tienen las oficinas virtuales es que es posible contratar el servicio de llamadas y recepción de paquetes, lo que libera de tareas tediosas a los autónomos o a las empresas que no tienen sede física en el país, evitando problemas de tiempos.

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